Twikey.com

Wanneer u klanten heeft die moeilijkheden hebben om uw facturen te betalen, heeft dit meteen ook een grote weerslag op uw eigen cashflow. Om deze impact op uw bedrijf te beperkten kan u opteren om een afbetalingsplan af te spreken. Dit biedt tal van voordelen, maar er kruipt ook heel wat tijd (of geld als u externe hulp inschakelt) in de opmaak en vooral in de opvolging van zo’n plan. Dankzij digitalisatie en automatisatie van het proces kan u echter zeer eenvoudig van deze oplossing gebruik maken, zonder dat u er veel inspanningen voor hoeft te doen. Uw bedrijf zal er wel bij varen en u voelt meteen het resultaat in uw portemonnee. En voor uw klanten is het een extra dienstverlening.

Wanneer kan een afbetalingsplan een goede oplossing zijn

Schulden vereffenen
Wanneer uw klant niet wil of kan betalen en de openstaande facturen zich opstapelen kan u een afbetalingsplan voorstellen. Het verschuldigde bedrag kan dan in schijven afgelost geworden, wat de druk op uw klant verlicht en u meer zekerheid geeft op (een deel van) de inkomsten. Bovendien toont u zo goodwill t.o.v. uw klant, wat vaak meer zal opleveren dan te blijven volharden en aanmanen om in één keer het hele bedrag te betalen. De goede verstandhouding zal ook resulteren in een duurzame, positieve relatie met uw klant op lange termijn.

Schulden voorkomen
Bij hoge facturen, bv. bij aanvang van een project voor opstartkosten, bij een uitzonderlijke extra effort of bij een grote jaarlijkse kost, kan u aanbieden om het factuurbedrag op te splitsen in periodieke betalingen (maandelijks, trimestrieel, …). Op die manier spreidt u het gewicht voor uw klant en beperkt u uw eigen risico’s. De kans is nl. groter dat uw klant 4 keer 1000 euro kan betalen dan op één moment 4000 euro.

In dit geval spreken we niet noodzakelijk over een afbetalingsplan maar over het “spreiden van betalingen”. U geeft de klant een soort lange termijn dienstverlening die goed gelijkt op het afsluiten van een abonnement.

Gespreide betalingen voor consumenten of bedrijven – een verschil ?

Voor betalingen tussen bedrijven kunt u alles regelen in onderling overleg met uw klant. Voor consumenten moet u wel rekening houden met de Wet Consumentenkrediet. Hier vindt u een goede samenvatting om inzicht te verkrijgen in de regels van het consumentenkrediet.

Voordelen van een afbetalingsplan of gespreide betalingen

Voor uw klant
- Risicospreiding: Uw klant moet niet in één keer met een grote som over de brug komen, maar kan dit spreiden over een bepaalde periode. Hierdoor heeft deze kost een kleinere impact op de financiële situatie van het bedrijf.

- Door schuld af te lossen aan de hand van periodieke afbetalingen kunnen terugvorderingen via een gerechtelijke procedure (en alle daarmee gepaard gaande kosten) vermeden worden.

- Door de betaling van uw factuur te spreiden biedt u uw klant vaak de mogelijkheid om een financieel moeilijke periode te overbruggen.

- Een plan kan afgestemd worden op zijn eigen cash flow en bezorgt de klant bovendien gemoedsrust.

Voor uw bedrijf
- Risicospreiding: Hoe langer u moet wachten op de betaling van uw facturen, hoe groter de kans dat u helemaal niet betaald zal worden. Het deel dat u wel ontvangt, daar bent u al zeker van. Het is ook niet ongebruikelijk om bij aanvang van het plan al een eerste deelbetaling te vragen als blijk van goede wil.

- Hogere garantie dat u uw geld zal ontvangen:

  • Belofte van de schuldeiser: Wanneer uw klant het plan aanvaart, verbindt hij of zij zich er ook toe om de facturen te betalen. Bovendien is het niet meer mogelijk om dan achteraf nog facturen te betwisten.
  • Verhoging van uw inkomsten: Het komt voordeliger uit om zo veel mogelijk slechte betalers tot gedeeltelijke betaling aan te sporen dan te blijven volharden en het volledige bedrag te eisen. Slechts een klein aantal klanten zal dit effectief betalen, terwijl gedeeltelijke betalingen uw openstaande factuurbedrag aanzienlijk zullen verlagen.
  • Goed voor uw cashflow: Door deelbetalingen toe te staan, worden inkomsten naar voor getrokken. En een euro vandaag is meer waard dan een euro die u in de toekomst ontvangt.

- Een afbetalingsplan opmaken en opvolgen is goedkoper dan het inschakelen van een incassobureau of gerechtelijke stappen te ondernemen

- Moet u op een later tijdstip alsnog een gerechtelijke procedure opstarten, dan zal de rechter uw tegemoetkoming zeker appreciëren en de opvolging van het plan hoogst waarschijnlijk wettelijk afdwingen.

- Positieve klantenrelatie: Door uw klant tegemoet te komen, begrip op te brengen voor zijn/haar situatie en u flexibel op te stellen, investeert u in de toekomstige samenwerking. Een klant die op een bepaald moment niet kan betalen, kan in de toekomst nog een interessante, correct betalende klant worden. Zo bouwt u een loyaal en betrouwbaar klantenbestand uit.

Welke stappen moet u doorlopen?

1. Bespreek de opties met uw klant. Overleg samen binnen welke termijn het totale bedrag moet betaald worden, in hoeveel schijven dit bedrag opgedeeld zal worden, op welke tijdstippen er telkens betaald moet worden, enz. Zorg dat het afbetalingsplan haalbaar is voor uw klant. Een te zware afbetaling kan er immers toe leiden dat uw klant laattijdig of helemaal niet betaalt. Het is dus beter een iets langere looptijd en kleinere aflossingen voor te stellen, dan grote bedragen die niet geïnd kunnen worden. In het geval van gespreide betalingen hoeft u niet noodzakelijk te spreken over een afbetalingsplan, aangezien dit soms een negatieve bijklank kan hebben.

2. Stel het plan op, laat het door beide partijen ondertekenen en registreer of bewaar dit ergens.

3. Zorg voor periodieke betaling door uw klant. Stuur een betaalherinnering (mail of brief) of werk met deelfacturen. Hiervoor moet u voor uzelf goed bijhouden wanneer deze verstuurd moeten worden (agenda, reminders, taken, spreadsheet, …). Wij raden sterk aan om hiervoor domiciliëring te gebruiken.

4. Opvolging van betalingen:

  • Volg op of de betaling plaats gevonden heeft (check uw bankrekening of boekhoudprogramma).
  • Stuur een herinneringsmail of -brief of neem telefonisch contact op om uw klant aan te manen wanneer u geen betaling ontvangt.
  • Houdt de stand van zaken bij en herhaal uw herinneringsacties indien nodig.

Zoals u hierboven merkt komt er heel wat administratie kijken bij het aanmaken en vooral bij het opvolgen van een afbetalingsplan. U kan hiervoor beroep doen op een gerechtsdeurwaarder of een incassobureau inschakelen, maar dat kost uiteraard ook weer geld. Hoe kan u dit nu zelf efficiënter aanpakken?

Optimaliseren van het proces

Als u dit proces kan digitaliseren en automatiseren zou u uzelf dus heel wat tijd en geld besparen. Dankzij onze core business, het eenvoudig online tekenen en bewaren van domiciliëringsmandaten en transactieverkeer mogelijk maken via deze mandaten, is de Twikey oplossing hiervoor perfect inzetbaar.

Een periodiek afbetalingsplan via domiciliëring is het perfecte formaat waarmee u met uw klanten een juridische overeenkomst kunt sluiten om de betalingen automatisch rechtstreeks vanaf hun bankrekening over te schrijven. Door een mandaat voor een SEPA-domiciliëring te tekenen, geven zij u de bevoegdheid om de betalingen automatisch te innen. Twikey stelt de ondertekening van deze overeenkomsten online beschikbaar, wat kostbare tijd en extra kosten met betrekking tot betalingen bespaart. De getekende mandaten worden bewaard in ons online platform. Hier kunt u ook de flexibele plannen instellen om automatisch te gaan innen. Tot slot is het ook mogelijk om een automatisch opvolgingsproces in te stellen voor wanneer de inning niet gelukt is. Al deze zaken maken het voor u gemakkelijk om betaald te worden.

Hoe verloopt zo’n online flow?

1. Online domiciliëringsmandaat laten tekenen.
Via Twikey kan uw klant eenvoudig online een domiciliëringsmandaat ondertekenen binnen 1 minuut. U heeft de mogelijkheid om het formulier al deels in te vullen zodat klant zo weinig mogelijk moet doen. Uw klant gaat door een aantal schermen, in uw huisstijl en tekent via een door u gekozen methode. Het mandaat wordt bewaard in uw Twikey omgeving.

2. Afgesproken afbetalingsplan instellen in Twikey.
U kan vooraf alle transacties klaarzetten en inplannen wanneer deze naar de bank gestuurd moeten worden.

3. Transacties worden automatisch aangeboden bij de bank, op het door u gekozen momenten.

4. Het geld wordt geïnd en rechtstreeks op uw rekening gestort.

5. Opvolging van de betaling:

  • De inning is gelukt: In Twikey kan u een overzicht vinden van alle transacties
  • De inning is niet gelukt: U heeft de mogelijkheid om een opvolgingsproces in te stellen. Hierbij stelt u in welke automatische stappen door ons systeem genomen moeten worden als het innen niet lukt (bv. opnieuw aanbieden, een mail sturen naar uw klant met de vraag het rekeningsaldo te controleren en aan te zuiveren, een mail naar uzelf om telefonisch contact op te nemen met uw klant, …)


Hogere inschatting van het risico op niet betalen?

Zit u in een B2B context en heeft u twijfels of uw klant effectief zal blijven betalen, dan kunt u ook altijd kiezen voor een B2B i.p.v. een Core domiciliëring. Deze biedt de extra zekerheid dat er na het innen van de bedragen géén terugroeprecht van 8 weken is. Lees onze artikels over de voordelen van een B2B-domiciliëring of over hoe u eenvoudig B2B-mandaten online kunt afsluiten voor meer informatie.

Hopelijk heeft u na het lezen van dit artikel meer inzicht gekregen in de voordelen die afbetalingsplannen of gespreide betalingen uw bedrijf kunnen opleveren, vooral als u het proces zelf in handen kan houden en kan automatiseren.

Als Twikey u kan helpen bij de uitvoering hiervan, of als u meer informatie wenst over wat we voor uw bedrijf kunnen betekenen? Neem dan zeker contact met ons op.

Bronnen:
https://www.intrum.be/nl/business-solutions/newsroom/all-news/5-redenen-om-een-afbetalingsplan-te-voorzien/
https://economie.fgov.be/nl/publicaties/het-consumentenkrediet
https://www.incassobureau.be/facturen-laten-afbetalen-in-schijven-met-afbetalingsplan/