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Lorsque vous avez des clients qui éprouvent des difficultés à payer vos factures, ceci a une influence directe sur votre propre cash-flow. Pour réduire l’impact des factures impayées sur votre entreprise, vous pouvez convenir un plan de remboursement avec votre client. Un tel plan offre de nombreux avantages mais prend pas mal de temps (et argent si vous faites appel à une partie externe) à mettre en place et à en assurer le suivi par la suite. Grâce à la digitalisation et l’automatisation du processus, vous pouvez facilement utiliser cette solution, sans avoir à livrer beaucoup d'efforts. Votre entreprise en bénéficiera et le résultat se fera directement ressentir au niveau de votre portefeuille. Pour vos clients, il s’agit d’un service supplémentaire intéressant.

Dans quels cas un plan de remboursement peut-il être intéressant ?

Règlement des dettes
Lorsque votre client ne peut pas ou ne veut pas payer et que les factures en suspens s'accumulent, vous pouvez lui proposer un plan de remboursement. Le montant dû peut alors être remboursé en plusieurs fois, ce qui allège la pression sur votre client et vous donne plus de certitude sur (une partie) des revenus. De plus, vous faites preuve de bonne volonté envers votre client, ce qui vous rapportera souvent plus que de continuer à exiger qu’il paie la totalité du montant en une seule fois. Une bonne entente avec votre client, vous permettra par ailleurs de développer une relation positive et durable avec lui.

Prévention des dettes
Lors de factures élevées, par exemple au début d'un projet pour les coûts de démarrage, pour un effort supplémentaire exceptionnel ou lors d’un coût annuel important, vous pouvez proposer de répartir le montant de la facture en paiements périodiques (mensuels, trimestriels, ...). De cette manière vous répartissez le poids de la facture pour votre client et vous réduisez vos propres risques. Il est en effet plus probable que votre client puisse payer 4 fois 1000 euro que 4000 euro en une seule fois.

Dans ce cas, nous parlons plutôt d’un échelonnement des paiements que d’un plan de remboursement. Vous offrez au client une sorte de service à long terme très similaire à la souscription d'un abonnement.

Y a-t-il une différence entre les paiements échelonnés pour les consommateurs et les entreprises ?

Pour les paiements entre entreprises, vous pouvez tout organiser en concertation avec votre client. Pour les consommateurs, vous devez tenir compte de la Loi sur le crédit à la consommation. Vous trouverez ici un bon résumé pour mieux comprendre les règles du crédit à la consommation

Les avantages d’un plan de remboursement ou de paiements échelonnés

Pour votre client
- Répartition des risques: votre client ne doit pas débourser une grosse somme à la fois, mais peut étaler le paiement sur une certaine période de temps. Par conséquent, ce coût a un impact moins important sur la situation financière de l'entreprise.

- En remboursant la dette sur base de paiements périodiques, les recouvrements à partir d’une procédure judiciaire (et tous les coûts associés) peuvent être évités.

- En étalant le paiement de votre facture, vous offrez souvent à votre client la possibilité de surmonter une période financière difficile.

- Un plan peut être adapté au cash-flow du client et lui offre en plus une certaine tranquillité.

Pour votre entreprise
- Répartition des risques: au plus longtemps que vous devez attendre le paiement de vos factures, au plus grand le risque que vous ne serez pas payé du tout. Avec un paiement partiel, vous êtes au moins sûr que cette partie-là est réglée. Il n'est pas rare de demander un premier versement partiel en début de plan en gage de bonne volonté.

- Garantie plus grande que vous recevrez votre argent:

  • Promesse du créancier : lorsque votre client accepte le plan, il s'engage également à payer les factures. De plus, il ne pourra plus contester les factures par la suite.
  • Augmentation de vos revenus : il est plus avantageux de convaincre un maximum de mauvais payeurs à effectuer un paiement partiel que de continuer à les exhorter à payer le montant complet. En effet, seule une minorité de clients paieront la facture totale, tandis que des paiements partiels vous permettront de réduire considérablement le montant en souffrance.
  • Bon pour votre cash-flow : en acceptant des paiements partiels vos augmentez plus vite vos revenus. Un euro reçu aujourd’hui vaut plus qu’un euro que vous recevrez demain.

- L'élaboration et le suivi d'un plan de remboursement est moins cher que de faire appel à une agence de recouvrement ou d'engager des poursuites judiciaires

- Si par la suite, vous devez quand même démarrer une procédure judiciaire, le juge appréciéra sûrement votre bonne volonté et sera enclin à exiger que le plan soit suivi et respecté.

- Relation client positive: en étant à l’écoute de votre client, en témoignant de la compréhension pour sa situation et en étant flexible, vous investissez dans une future coopération. Un client qui n'est pas en mesure de payer à un moment donné peut devenir un client intéressant qui paie bien dans un proche avenir. C’est ainsi que vous vous construisez une clientèle fidèle et fiable.

Quelles étapes devez-vous parcourir?

1. Discutez des options avec votre client. Convenez ensemble endéans quel délai le montant total doit être payé, en combien de tranches ce montant sera divisé, à quel moment chaque tranche devra être payée, etc. Veillez à ce que le plan de remboursement soit faisable pour votre client. Si le remboursement est trop lourd, il se pourrait bien que votre client vous paie trop tard ou pas du tout. Il est donc préférable de proposer une échéance légèrement plus longue et des remboursements plus modestes que de gros montants non récupérables. Dans le cas de paiements échelonnés, vous ne devez pas nécessairement parler d'un plan de remboursement, car cela peut parfois avoir une connotation négative.

2. Préparez le plan, faites-le signer par les deux parties et enregistrez-le ou conservez-le quelque part.

3. Veillez à ce que votre client paie périodiquement. Envoyez un rappel de paiement (par courriel ou lettre) ou travaillez avec des factures partielles. Pour cela, vous devez bien mémoriser quand ils doivent être envoyés (agenda, rappels, tâches, feuille de calcul, ...). Nous vous recommandons fortement d'utiliser le prélèvement automatique pour gérer ceci.

4. Suivi des paiements

  • Vérifiez que le paiement ait bien été effectué (vérifiez votre compte bancaire ou programme comptable).
  • Envoyez un e-mail ou une lettre de rappel ou contactez votre client par téléphone si vous ne recevez pas de paiement.
  • Suivez la situation de près et répétez vos actions de rappel si nécessaire.

Comme vous pouvez le constater ci-dessus, la création et surtout le suivi d'un plan de paiement représentent une charge administrative considérable. Vous pouvez faire appel à un huissier de justice ou à une agence de recouvrement pour gérer ceci, mais ceci bien sûr vous coûtera de l'argent. Comment pouvez-vous résoudre vous-même ce problème de manière plus efficace ?

Optimisation du processus

Si vous pouvez digitaliser et automatiser ce processus, vous épargnerez beaucoup de temps et d'argent. Grâce à notre core business, à savoir la signature et le stockage en ligne faciles de mandats de prélèvement et la réalisation d’un trafic des transactions à travers ces mandats, la solution Twikey répond parfaitement à vos besoins en cette matière.

Un plan de remboursement récurrent par prélèvement automatique est le format parfait qui vous permettra de conclure un accord juridique valable avec vos clients pour automatiquement prélever les paiements de leur compte bancaire. En signant un mandat de prélèvement SEPA, ils vous donnent le pouvoir d’encaisser automatiquement les montants dus. Twikey permet de signer ces mandats directement en ligne, ce qui permet d'économiser pas mal de temps et de réduire les coûts supplémentaires inhérents aux paiements. Les mandats signés sont stockés sur notre plateforme en ligne. Ici, vous pouvez également définir les plans flexibles pour encaisser automatiquement. Enfin, il est également possible de mettre en place un processus de relance automatique lorsque le montant n’a pas pu être encaissé. Tout ceci vous permet d'être payé facilement.

Comment fonctionne un tel flux en ligne?

1. Faire signer un mandat de prélèvement en ligne.
Via Twikey, votre client peut facilement signer un mandat de prélèvement en ligne endéans la minute. Vous avez la possibilité de remplir vous-même une grande partie du document de sorte à ce que votre client doive faire le moins possible. Votre client passe par un certain nombre d'écrans, dans votre propre style maison et signe en utilisant la méthode de signature de votre choix. Le mandat est stocké dans votre environnement Twikey.

2. Configurer le plan de remboursement convenu dans Twikey.
Vous pouvez préparer et planifier à l'avance toutes les transactions qui doivent être envoyées à la banque.

3. Les transactions sont automatiquement envoyées à la banque aux moments que vous avez définis.

4. L'argent est encaissé et versé directement sur votre compte.

5. Suivi du paiement:

  • L’encaissement a réussi: dans Twikey, vous trouverez un aperçu de toutes les transactions
  • L’encaissement a échoué: vous avez la possibilité de démarrer un processus de relance automatique. Ici, vous définissez les étapes automatiques à suivre par notre système en cas d'échec de l’encaissement (par exemple, représenter la transaction, envoyer un e-mail à votre client demandant de vérifier le solde de son compte, un e-mail à vous-même pour vous rappeler de téléphoner votre client, ...)


Estimation plus élevée du risque de non-paiement?

Si vous vous trouvez dans un contexte B2B et que vous doutez que votre client continue à vous payer, vous pouvez toujours opter pour un prélèvement automatique B2Bau lieu d’un prélèvement de type Core. Ceci offre la certitude supplémentaire qu'il n'y a pas de droit de rétractation de 8 semaines après l’encaissement des montants. Pour plus d'informations, lisez nos articles sur les avantages d'un prélèvement B2B ou sur la façon de conclure facilement des mandats B2B en ligne.

Nous espérons que le présent article vous a permis de vous faire une idée plus précise des avantages que les plans de remboursement et les paiements échelonnés peuvent présenter pour votre entreprise, surtout si vous réussissez à gérer et automatiser vous-même le processus.

Si Twikey peut vous aider, ou si vous souhaitez plus d'informations sur ce que nous pouvons faire pour votre entreprise, n'hésitez pas à nous contacter.


Sources :
https://www.intrum.be/nl/business-solutions/newsroom/all-news/5-redenen-om-een-afbetalingsplan-te-voorzien/
https://economie.fgov.be/fr/publicaties/le-credit-la-consommation
https://www.incassobureau.be/facturen-laten-afbetalen-in-schijven-met-afbetalingsplan/