Tips and tricks | 2 min read

De papieren incassomachtiging: het einde van een tijdperk

De traditionele manier om een zakelijke incasso op te zetten is redelijk omslachtig. En tijdrovend. En kostbaar. Je zou bijna denken dat het hier om een soort ontmoedigingsbeleid gaat. Veel ondernemers beginnen er daarom niet eens aan. Zonde, want een incasso is een hele effectieve manier om uw debiteurenrisico te verlagen. Gelukkig is er nu eindelijk een digitale vervanger voor het papieren machtigingsformulier!

Een lange adem nodig

Het is een bekend fenomeen: de groen-geel-rode machtigingsformulieren om een standaard Europese zakelijke incasso mee te regelen. Vanwege de kleuren wordt dit formulier ook wel de stoplichtkaart genoemd. Voor wie gewend is om zijn zaken online te regelen, is deze methode een absolute crime. U moet het formulier toesturen aan uw debiteur en dan afwachten wanneer hij het formulier weer terugstuurt. Vervolgens moet uw debiteur de zakelijke incasso zélf registreren bij zijn bank (sorry, vergeten!). Het zal u niet verrassen als we zeggen dat hier nogal eens wat tijd overheen wil gaan: bij zakelijke incasso’s duurt het gemiddeld 2-4 (!) weken voordat u het document terug heeft van uw debiteur.

Handmatig werk bij papieren machtiging = foutgevoelig

Omdat een incassomachtiging opzetten vooral handwerk betreft, kan er veel misgaan. Denk maar aan een simpele tikfout, het maakt een incassomachtiging direct ongeldig. Daarnaast is er geen enkele automatische verificatie. Klopt het rekeningnummer? Is het de juiste, bevoegde persoon die ondertekent? Zodra hier iets niet in orde is, is de incassomachtiging ongeldig en kan het hele circus weer opnieuw beginnen. Is alles wel rond? Dan moeten alle gegevens nog even overgetikt worden in de eigen ERP of administratie. En ook hier kan iets misgaan. Kortom, het vele handmatige werk en de daarmee gepaard gaande foutgevoeligheid stemt menig ondernemer niet vrolijk. Want tijd is immers geld. Ter indicatie: wij horen vaak dat ondernemers gemiddeld tussen de 6 en 15 euro kwijt zijn om een papieren incassomachtiging geregeld te krijgen.

Snel en foutloos digitaal e-Machtigingen afsluiten

Werken met de incassomachtiging is dus tijdrovend en duur. Het goede nieuws: er is een digitale oplossing voor! Via Twikey kunt u geheel digitaal uw incassomachtigingen afsluiten. Het gaat supersnel, de kans op fouten is bijna nihil en via Twikey regelt uw debiteur de incassomachtiging ook online bij zijn eigen bank. Dit geldt zowel voor uw Nederlandse zakelijke klanten, als voor uw klanten in België. Handig: met Twikey kunt u uw machtigingen ook eenvoudig digitaal beheren. Dat scheelt weer een paar ordners vol papieren machtigingen.

Effectief incasseren

Twikey regelt niet alleen het opzetten van de zakelijke incassomachtiging, maar ook het incasseren zelf. Een voorbeeld: u heeft via een papieren machtigingsformulier een incasso geregeld. Op het moment dat u gaat incasseren blijkt echter dat er een blokkade is op de betreffende rekening. Of de rekeninghouder staat niet goed vermeld. Gevolg: er wordt niet geïncasseerd. En dat terwijl uw dienst aan deze debiteur waarschijnlijk al is gestart. Hier ontstaat dus een onnodig debiteurenrisico. Daarbij gaat het u opnieuw veel handelingen kosten om de machtiging te registreren, met alle kosten van dien. Ook dit probleem is verleden tijd. Zodra u via Twikey de machtiging afsluit, controleert Twikey of de rekening geschikt is voor SEPA Incasso. Bovendien kan het afsluiten van de (Zakelijk) Europese Incasso Machtiging en de registratie bij de bank binnen 10 minuten geregeld worden. En uw klant eindigt zo met een positieve ervaring bij het afsluiten van de machtiging. De dagen van de papieren incassomachtiging lijken nu echt wel geteld!

Meer weten? Neem dan contact met ons op.

Related stories