Tips and tricks | 4 min read

Best practices voor het opstellen van een machtiging of mandaat.

Er bestaan regels voor het opstellen van een machtiging (NL) of mandaat (BE). Soms worden die door bepaalde incassanten of schuldeisers niet zo nauw opgevolgd. Om misverstanden te vermijden, lijsten we hier wat ‘best practices’ op. Zo weet u waarmee u rekening moet houden om op een correcte manier een SEPA Automatische incasso of SEPA-domiciliëring op te starten.

Deze principes, opgesteld eind 2017, worden door het MOB (Maatschappelijk Overleg Betalingsverkeer) in Nederland ook gebruikt als beoordelingskader, maar ze gelden evengoed voor andere landen zoals België.

De 4 principes waarmee u bij het opstellen van een machtiging of mandaat rekening moet houden, zijn:

  1. Transparantie
  2. Volledigheid
  3. Acceptabele wijze van ondertekening
  4. Eenvoudige mogelijkheid tot intrekken

1. Transparantie

Het moet heel duidelijk zijn dat er een machtiging of mandaat wordt afgegeven en voor wat.
Tijdens het ondertekeningsproces moeten beide elementen duidelijk worden vermeld. Liefst zonder scrollen in hetzelfde scherm en leesbaar op alle apparaten. Een eindklant moet de machtiging of het mandaat achteraf ook altijd kunnen opvragen.

Dit bevordert trouwens de succesratio achteraf bij het uitvoeren van de machtiging of het mandaat. De eindklant herkent namelijk makkelijker waar het precies over gaat. Dit leidt tot minder discussie en zorgt voor blijvend vertrouwen in deze betaalmethode.

2. Volledigheid

Twee verschillende bronnen sommen ondubbelzinnig de vormvoorschriften en technische vereisten op. (De bijlage bij de SEPA-Verordening EU 260/2012 en SDD Rulebook paragraaf 4.7.2. DS-01 The mandate – Voor het SDD Rulebook voor CORE automatische incasso of domiciliëring ).

Samengevat kan de volledigheid gecontroleerd worden aan de hand van de volgende elementen:

1) Voor Nederland moet er verplicht bovenaan in de titel SEPA Incasso Machtiging staan (of voor bedrijven SEPA Bedrijven Incasso Machtiging) en voor België Mandaat SEPA Europese Domiciliëring (of voor bedrijven Mandaat SEPA B2B Europese Domiciliëring)

2) Verder moeten de volgende velden verplicht worden ingevuld:

  • Nummer machtiging / mandaat
  • Gegevens van de schuldenaar
    § Naam
    § Adres (Dit is niet verplicht voor transacties binnen de EER-zone maar wij raden dit sterk aan. Als de klant achteraf niet blijkt te betalen ondanks een geldige machtiging, is het toch eenvoudiger als het adres van de eindklant ook op deze documenten staat.)
    § Postcode en plaats
    § Land
    § IBAN
    § BIC (dit hoeft niet voor transacties binnen de EER-zone)
  • Voor de incassant of schuldeiser
    § Naam van het bedrijf
    § Adres
    § Postcode en plaats
    § Land
    § De incassant-ID of Identificatiecode Incassant – voor Nederland meestal beginnend met NL99ZZZ, en voor België Schuldeisernummer of Schuldeiseridentificatie BE99ZZZ
  • Over de automatische incasso of domiciliëring en het contract zelf
    § Eenmalige of doorlopende betaling
    § Referentie naar het onderliggende contract. Dit kan het identificatienummer zijn van het onderliggende contract in combinatie met een omschrijving van het contract
  • Een aanduiding van plaats en datum van ondertekening.

3) De wettelijke teksten rond het geven van de machtiging of mandaat en de mogelijkheid op een terugboeking binnen de acht weken (voor CORE) of de afwijkende voorwaarden in het geval van een B2B-mandaat of Zakelijke Incasso.

U vindt deze richtlijnen ook op volgende sites, voor Nederland en voor België.

Als één van de bovenstaande richtlijnen niet wordt gevolgd, dan is de machtiging of het mandaat niet geldig en loopt u als leverancier gedurende 13 maanden het risico op weigeringen met een extra boete van de bank erbovenop. De bank is in principe zelfs verplicht om een reserve aan te leggen voor deze risico’s omdat zij aansprakelijk is in het geval van faling.

3. Acceptabele wijze van ondertekening

De machtiging of het mandaat moet correct worden ondertekend. Dit moet op een veilige en aanvaardbare manier gebeuren. Op papier is het eenvoudig: een “natte handtekening” is voldoende. Voor een zakelijke incasso of B2B-mandaat is de bank van de betaaldienstverlener (de debtor bank) altijd betrokken. Voor het elektronische akkoord kan de debtor bank betrokken worden (bv door digitaal incassomachtigen te gebruiken in Nederland of Twikey in België) maar is het niet strikt noodzakelijk. Volgens de wet is een elektronische handtekening die voldoet aan de minimale wettelijke voorwaarden ook een mogelijkheid. Deze regels variëren van land tot land.

4. Eenvoudige mogelijkheid tot intrekken van een SEPA-machtiging of mandaat

Zowel de elektronische machtiging als de papieren machtiging moeten op een eenvoudige manier kunnen worden ingetrokken. Idealiter gebeurt dit op dezelfde manier als de manier waarop die het mandaat of de machtiging werd afgesloten. Er is slechts één methode in Europa die dit toelaat en dit is via ons eigen Twikey platform. Digitaal incassomachtigen in Nederland ondersteunt deze functie niet, maar de extra Twikey-laag ondersteunt dit wel. In België zit dit standaard in het Twikey-systeem en gaan we nog een stap verder. Voor een aantal banken wordt de annulering ook automatisch bij de bank geregistreerd !

Andere mogelijkheden zijn:

  • Dit inbouwen in een soort “Myportal”.
  • Naar de e-banking toepassing gaan van de bank.
  • Even bellen naar het callcenter van de incassant of schuldeiser.
  • In uitzonderlijke gevallen kan dit ook per aangetekend schrijven worden gedaan.

Implementatie van acceptatieregels voor een machtiging of mandaat

Sinds de oprichting van Twikey in 2013 hebben we deze regels steeds strikt toegepast. Zo bieden we een gemakkelijke manier aan bedrijven om onmiddellijk met alle bovenstaande regels in orde te zijn. Door de vlotte en snelle onboarding zijn er geen zorgen rond het al dan niet correct implementeren van de regels rond automatische incasso of domiciliëring.

Bij het zelf opzetten van een systeem of bij het kiezen van een goede oplossing is het belangrijk dat de 4 regels gevolgd worden. Een oplossing die zich beperkt tot het “ondertekenen” van een akkoord alleen, volstaat niet.

Het oorspronkelijke document van het MOB in Nederland kan u op deze pagina nalezen. Het MOB of Maatschappelijk Overleg Betalingsverkeer werd in 2002 opgericht en staat onder toezicht van de Nederlandse Bank. Daarin zitten vertegenwoordigers van een aantal stakeholders in het betalingsverkeer. Onder andere banken, payment service providers (PSP), koepelorganisaties van winkeliers, consumenten en organisaties van mensen met een functiebeperking nemen deel aan dit overleg.

Related stories